Ondertekenen is toch ondertekenen?

Digitaal ondertekenen nam een vlucht in coronatijd. Bovendien zijn er veel opties. Waarbij de ene ondertekening wel rechtsgeldig is en de ander niet. Op zich zou je denken: ondertekenen is toch ondertekenen? Toch is dat niet zo.

Niet elke manier van digitaal ondertekenen is namelijk rechtsgeldig. Dit heeft onder andere te maken met de mate van zekerheid. De Rijksoverheid heeft een handige factsheet gemaakt daarover.

Maar hoe zit dat in onze branche?

Stel: een flexkracht heeft een langere periode niet gewerkt en gaat weer starten. Er moet een nieuw contract worden getekend. Je hebt deze per mail verzonden en ontvangt een mail terug met een digitaal getekend document. Ondertekend met een pennetje of vinger. Is dit rechtsgeldig?

Je zou nu misschien zeggen van wel. Iemand is echter te herkennen aan zijn of haar handschrift toch? En het is geen ingescande ‘natte handtekening’. Toch geeft deze vorm van tekenen niet altijd zekerheid.

De digitale handtekening moet namelijk aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De digitale handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden.
• De digitale handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren.
• De digitale handtekening komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn of haar uitsluitende controle kan houden.
• De digitale handtekening is op een zodanige wijze aan het (elektronische/digitale) bestand verbonden dat elke wijziging achteraf kan worden getraceerd.

Als jouw flexkracht digitaal ondertekent, moet jij als onderneming dus kunnen aantonen dat aan deze voorwaarden wordt voldaan.

En de natte handtekening dan?

Dit is de traditionele variant: ondertekening van van een document met pen. Deze manier van ondertekenen is altijd rechtsgeldig.

Grijs gebied

Het grijze gebied is dat de SNA geen werkinstructie of specifieke erkenning geeft aan initiatieven met betrekking tot elektronische/digitale handtekeningen. Ze geven dus niet de ene partij wel erkenning en de andere niet.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.